23. Oktober 2025

Automatisierung vs. Digitalisierung – der smarte Unterschied, den Sie kennen sollten:

In vielen Unternehmen wird heute viel über diese beiden Begriffe gesprochen. Doch oft werden Digitalisierung und Automatisierung in einem Atemzug genannt – als seien sie dasselbe. Dabei steckt hinter beiden Begriffen eine klare Abgrenzung, und das Verständnis dieser Unterschiede ist entscheidend, um Prozesse effizient zu gestalten und echte Mehrwerte zu schaffen.

Was bedeutet Digitalisierung?

Sie beschreibt den Prozess, analoge oder manuelle Arbeitsabläufe in digitale Form zu überführen. Ein einfaches Beispiel: Statt Rechnungen per Hand zu schreiben oder Formulare auf Papier auszufüllen, werden diese Vorgänge digital erfasst. Alle Daten sind sofort verfügbar, können einfacher geteilt und schneller ausgewertet werden.

Die Vorteile liegen auf der Hand:

• Zeitersparnis: Digitale Abläufe reduzieren manuelle Arbeitsschritte, die sonst viel Zeit kosten würden.
• Bessere Übersicht: Informationen sind zentral gespeichert, jederzeit abrufbar und leichter zu organisieren.
• Fehlerreduktion: Standardisierte digitale Prozesse minimieren menschliche Fehler, die in analogen Abläufen häufig vorkommen.
• Teamarbeit erleichtern: Gemeinsame digitale Plattformen ermöglichen transparente Zusammenarbeit, auch über Abteilungen hinweg.

Digitalisierung ist also der erste Schritt, um Prozesse effizienter und flexibler zu gestalten. Sie schafft die Basis, auf der Automatisierung aufbauen kann.

Was bedeutet Automatisierung?

Sie geht einen Schritt weiter: Hier laufen digitale Prozesse selbstständig ab, ohne dass ständig ein Mensch eingreifen muss. Ein klassisches Beispiel ist die automatische Generierung von Rechnungen, wenn eine Bestellung eingeht, oder das automatische Versenden von Statusmeldungen an Kunden.

Die Vorteile sind stärker spürbar als bei der digitalen Transformation:

• Massive Zeitersparnis: Routineaufgaben laufen automatisch ab, das Team kann sich auf wertschöpfende Tätigkeiten konzentrieren.
• Fehler minimieren: Automatische Abläufe reduzieren die Wahrscheinlichkeit menschlicher Fehler weiter.
• Skalierbarkeit: Prozesse können problemlos vervielfacht werden, ohne dass zusätzliches Personal benötigt wird.

Automatisierung macht nur dann Sinn, wenn Prozesse bereits digital abgebildet sind. Sie setzt also die Digitalisierung als Grundlage voraus.

Warum beide Schritte wichtig sind:

Das Zusammenspiel der beiden Schritte ins das Fundament für einen optimalen Prozessablauf.

1. Zuerst digitalisieren, dann automatisieren: Ohne digitale Basis können Prozesse nicht automatisch ablaufen.
2. Schrittweise vorgehen: Unternehmen sollten zunächst die Prozesse identifizieren, die den größten Zeitaufwand verursachen oder häufige Fehlerquellen darstellen.
3. Messbare Ergebnisse erzielen: Schon kleine digitale Veränderungen können spürbare Effekte haben, die Automatisierung noch weiter verstärken kann.

Praxisbeispiel

Stellen Sie sich ein kleines Unternehmen vor, das monatlich hunderte Rechnungen erstellt.

• Digitalisierung: Statt handgeschriebener Rechnungen werden alle Dokumente digital erfasst und gespeichert. Die Übersicht über offene Rechnungen ist jederzeit möglich.
• Automatisierung: Sobald eine Bestellung eingeht, wird die Rechnung automatisch erstellt und versendet. Das spart nicht nur Zeit, sondern reduziert auch Fehler und verbessert die Kundenzufriedenheit.

Fazit

Digitalisierung und Automatisierung sind zwei unterschiedliche, aber eng verknüpfte Schritte, die Unternehmen effizienter, flexibler und wettbewerbsfähiger machen. Die Digitalisierung schafft die Grundlage, die Automatisierung sorgt dafür, dass Prozesse selbstständig und zuverlässig ablaufen. Wer beide Schritte bewusst einsetzt, gewinnt Zeit, reduziert Fehler und kann sein Team für strategische Aufgaben einsetzen.

💡 Tipp: Beginnen Sie dort, wo Prozesse aktuell am meisten Zeit kosten. Kleine Schritte führen oft zu sofort spürbaren Verbesserungen – und bilden die Basis für eine erfolgreiche Automatisierung.